¿Cómo gestionar el personal de limpieza? 5 claves para optimizar el servicio de limpieza

La importancia de una buena gestión del personal de limpieza

La limpieza es parte esencial de cualquier lugar, ya sea una empresa o un hogar, te ayuda a mantener un sitio limpio y organizado para poder desempeñar las actividades del día a día.

Es así que la limpieza debe ser una parte integral de gestión y dirección de un establecimiento. Sin embargo, cada espacio es diferente y demanda distintos requerimientos a la hora de realizar el servicio, por lo cual el personal de limpieza no sólo debe estar capacitado para cumplir con las tareas, sino también realizarlas con la mayor precisión y calidad en el menor tiempo posible.

Uno de los grandes retos a la hora de cumplir con la demanda de distintas reglamentaciones y protocolos de seguridad e higiene es la gestión del personal en campo, en este caso el personal de limpieza, ya que muchos establecimientos requieren una gran cantidad de trabajadores para realizar esta actividad en distintas áreas del lugar.

Asimismo, es importante mencionar que durante las actividades de limpieza se genera una gran cantidad de información relacionada con el personal, las tareas a realizar, las herramientas, maquinaria y productos a utilizar, incidencias, entre otros; lo cual requiere una constante coordinación entre la dirección, el personal de limpieza y otras personas involucradas.

Es por este motivo que es necesario organizar y optimizar el servicio de limpieza para cumplir eficientemente el trabajo, resguardando la integridad tanto de los empleados como de las personas que frecuentan establecimientos de gran afluencia como hoteles y aeropuertos.

A continuación encontrarás consejos que te ayudarán a optimizar el servicio de limpieza.

5 claves para optimizar el servicio de limpieza:

1. Evalúa los espacios y áreas que requieren servicio de limpieza

Ya sea que dirijamos una empresa que presta servicios de seguridad y limpieza o el área de mantenimiento de un hotel o aeropuerto por ejemplo, a la hora de crear una estrategia de seguridad e higiene debemos tomar en cuenta varios aspectos como la superficie del lugar; cantidad de mobiliario; afluencia de personas; espacios de alto riesgo; diseño y arquitectura del lugar; material de pisos y paredes; es decir factores que nos permitirán planificar de una mejor manera las actividades del personal de limpieza.

Dicho esto, no es lo mismo realizar el servicio de limpieza en un aeropuerto o un hotel que en una oficina o un centro comercial. Por este motivo, es necesario realizar una previa evaluación del lugar, los espacios y áreas que requerirán el servicio de limpieza para crear acciones que cumplan con los protocolos que cada establecimiento demanda.

• Limpieza en hoteles:

Cuando pensamos en servicio de limpieza en hoteles, inmediatamente nos limitamos a relacionarlo con la limpieza de las habitaciones. Pero debemos tomar en cuenta que los hoteles también tienen áreas comunes, oficinas, cocinas, áreas de cafetería, piscinas, spa y otras más dependiendo de la categoría y su diseño arquitectónico.

Debemos realizar, en primer lugar, una evaluación del hotel y todas sus áreas que requerirán la limpieza. Por otro lado, hablando específicamente de las habitaciones, debemos clasificarlas según tamaños, cantidad de mobiliario y cantidad de áreas (baños, salas de estar, escritorio, vestidores) para determinar las tareas y el tiempo que llevará limpiar cada habitación, así como los implementos y productos de limpieza que necesitará el personal de limpieza.

En promedio un trabajador o trabajadora realiza la limpieza entre 15 y 20 habitaciones diariamente, cantidades que pueden variar según el tamaño del hotel y la temporada. Asimismo, esta actividad debe realizarse lo más rápido posible sin dejar de lado la calidad en el servicio.

La mayoría de los hoteles presentan manuales o protocolos de seguridad e higiene en relación a su categoría y a la reglamentación de salubridad que regula este tipo de establecimientos, por lo cual el personal de limpieza en hoteles debe estar altamente capacitado para cumplir eficazmente con las tareas según protocolos en el tiempo determinado que demanda cada área del hotel.

Tener la capacidad de realizar el seguimiento y la ejecución del servicio de limpieza cumpliendo dichos protocolos agrega valor al hotel lo cual repercute directamente en su imagen y prestigio.

• Limpieza en aeropuertos:

Especialmente en los últimos años debido a la alerta mundial de COVID-19, es fundamental realizar la limpieza y desinfección en aeropuertos para resguardar la seguridad e higiene de las personas.

Según el Consejo Internacional de Aeropuertos (ACI World) los 10 aeropuertos con mayor tráfico el 2021 en conjunto sumaron 463 millones de pasajeros, número que representa casi el 10% del tráfico mundial.

Con dichos datos, podemos concluir que un aeropuerto requiere de una limpieza frecuente, sobre todo en sus áreas comunes con mayor afluencia como salas de espera y baños. En este sentido, el personal de limpieza debe ser ágil, tener una constante comunicación y coordinación entre dirección, jefes de área y personal para reportar cualquier incidente importante, así como solicitar apoyo en actividades y áreas que lo necesiten.

Generalmente los aeropuertos al tener una superficie extensa (el aeropuerto más grande del mundo tiene 776 KM2) requieren de maquinaria especial para realizar el servicio de limpieza como máquinas fregadoras de piso, máquinas para limpiar ventanas, paredes, conductos de ventilación, entre otros. Es así que el personal de limpieza debe estar capacitado para operar este tipo de maquinaria y al mismo tiempo cumplir con todas las demás actividades

Al realizar una evaluación de los sectores del aeropuerto, podremos determinar la cantidad de personal necesario para cada lugar, así mismo la maquinaria necesaria y los productos de limpieza adecuados para llevar a cabo con éxito el servicio de limpieza.

2. Planifica las actividades y tareas a realizar por áreas y/o sectores

La planificación de las actividades y tareas que el personal de limpieza debe realizar es un aspecto importante, ya que gracias a ésta se podrán crear planes de limpieza y desinfección efectivos y personalizados cumpliendo con procedimientos que cada establecimiento demanda.

En el plan de limpieza y desinfección podemos detallar la lista de tareas a cumplir; el tiempo y la frecuencia con la que se debe realizar dichas actividades; los materiales, productos y herramientas necesarios para la limpieza, la cantidad de personal de limpieza para cada área y equipos y uniforme que deben utilizar.

Una herramienta que puede ayudarnos para la planificación es la implementación y control de rondas o rondines en los lugares y/o sectores a limpiar, esto permitirá sobre todo acortar el tiempo en los desplazamientos logrando optimizar aún más el servicio de limpieza.

Asimismo, tener preestablecidas la lista de tareas y actividades a cumplir nos permitirá realizar el servicio de limpieza en su totalidad y cumpliendo con las demandas de cada establecimiento.

3. Identifica las herramientas, maquinaria y productos necesarios para realizar el servicio de limpieza

Una vez que hemos realizado la evaluación del espacio y la segmentación de áreas; así como identificado y planificado las actividades de limpieza, ahora debemos identificar las herramientas, maquinaria y productos de limpieza necesarios para hacer de este trabajo más eficiente.

Por ejemplo en establecimientos como aeropuertos y centros comerciales es necesario utilizar maquinaria pulidoras, fregadora y barredoras de pisos, máquinas de limpieza de paredes, ventanas, escaparates, escaleras, entre otros, para poder realizar el trabajo de limpieza en menor tiempo y abarcar una mayor cantidad de superficie.

Asimismo, si hablamos de establecimientos que tienen una mayor cantidad de mobiliario como los hoteles y sus habitaciones, en este caso necesitaremos herramientas que sean fáciles de manejar y transportar como por ejemplo aspiradoras silenciosas, enceradoras, planchas manuales, entre otros. Igualmente, el hotel requerirá de maquinaria para realizar el lavado y secado de ropa de cama, ropa de baño, mantelería.

Por otro lado, están los productos de limpieza. Algunos lugares como aeropuertos o centros comerciales que tienen una gran afluencia de personas, necesitarán productos de limpieza y desinfección de gran calidad para garantizar la eliminación de bacterias y gérmenes, sobre todo en áreas comunes como salas de espera o baños.

Asimismo, existen muchas empresas de seguridad y limpieza que tienen permisos y regulaciones para realizar el uso de productos químicos y desinfectantes que cumplan con las regulaciones y respondan a ciertos procedimientos de limpieza.

Sobre todo durante la emergencia sanitaria, muchos establecimientos crearon protocolos de seguridad e higiene para resguardar la salud de las personas; donde el uso de desinfectantes, productos químicos y equipo especializado son factores importantes para realizar el servicio de limpieza.

De esta manera, cualquier producto químico de limpieza, herramienta o maquinaria necesarios para realizar las actividades debe estar registrado en un sistema, sobre todo si está regulado. Así mismo, el personal de limpieza debe estar capacitado y contar con el equipo y uniforme correspondiente para manipular cualquiera de éstos.

4. Gestiona tu personal de limpieza de manera estratégica

El desempeño del personal de limpieza depende también de una buena gestión y dirección de la empresa. Por este motivo es necesaria una gestión de personal ágil y que ayude a organizar todos los procesos relativos a recursos humanos, comunicación entre empleados, definición de tareas, funciones y responsabilidades de cada trabajador.

¿Cómo realizar una buena gestión del personal de limpieza? A continuación algunas claves a tomar en cuenta:

• Crear un plan estratégico: El plan estratégico nos permite planificar y definir los objetivos y acciones para lograr las metas globales de la empresa.

También nos permite identificar el personal adecuado para realizar el servicio de limpieza que demanda cada establecimiento. Y, no menos importante, nos ayuda a detallar las actividades y tareas que el personal de limpieza debe realizar según el lugar, sector o área.

En resumen una buena planificación nos ayuda a cumplir con los objetivos y aumentar la productividad.

• Organizar la documentación: Aunque parezca algo muy básico, es elemental tener organizados todos los documentos ya que nos permitirá acceder a la información de manera más rápida.

El orden de los documentos nos ayuda a almacenar información con respecto a la empresa, los empleados, nuestros clientes, estados financieros lo cual es importante para la toma de decisiones y proyección financiera de la empresa.

Gracias a la información podremos planificar la próxima gestión de forma más eficiente y tener un control del crecimiento de la empresa.

• Automatizar procesos internos y externos ¿Por qué es importante considerar a la tecnología en un presupuesto anual?: Muchos procesos como el registro de ingresos y salidas del personal en planillas/formularios y la asignación de turnos/horarios pueden ser actividades que lleven mucho tiempo. Por este motivo es importante identificar aquellos procesos internos y externos que pueden ser automatizados con la ayuda de tecnología, ya que esto nos permitirá reducir tiempo y reducir errores en tareas administrativas.

• Comunicación: La comunicación en todas las empresas es un factor que marca la diferencia entre una buena y mala gestión del personal. Tener una comunicación fluida entre todos los empleados ayudará a afrontar el plan estratégico como equipo.

Se ha demostrado que en empresas donde existe una comunicación transparente y clara, el personal se siente más identificado y comprometido, lo cual influye positivamente en la productividad.

• Motivación, incentivos y reconocimientos: El sector de la limpieza es un trabajo que demanda trabajo físico y mental, además de trabajo bajo presión. Por lo cual, las tareas del día a día pueden llevar a que el personal de limpieza alcance un estado de agotamiento o “burnout” y se sienta desmotivado y no reconocido.

Es importante incluir en el plan estratégico de gestión del personal acciones de motivación y reconocimiento e incluso incentivos a los empleados.

Mantener un programa de capacitaciones por ejemplo, nos ayuda no sólo a motivar al personal, sino también a tener una empresa altamente calificada y actualizada en diferentes áreas de seguridad e higiene, lo cual agrega mucho valor y permitirá ofrecer un servicio de limpieza de calidad.

5. Utiliza tecnología para la gestión del personal de limpieza

En la actualidad debemos tomar en cuenta a la tecnología como un aliado para mejorar los procesos y por ende la calidad del servicio en nuestra empresa.

La implementación de tecnología en la gestión del personal de limpieza nos ayuda a optimizar los procesos del servicio de limpieza, reducir errores, aumentar la productividad y apoyar al empleado con el cumplimiento de sus actividades diarias.

Una app para la gestión del personal de limpieza o software de gestión de actividades de limpieza además nos permite obtener datos y métricas de evaluación basados en el cumplimiento de las tareas, registro de incidentes, generación de mensajes e incluso hacer un seguimiento de nivel de motivación/satisfacción del personal de limpieza.

En resumen, si diriges una empresa de servicios de limpieza, seguridad o el área de mantenimiento y operaciones de una institución, algunos puntos importantes para incrementar el valor de tu servicio pueden incluir un censo o alta de áreas, el uso de tecnología, frecuencias y asignaciones de personal entre otros. Utiliza la siguiente lista en tu día a día:

1. Registra todas las áreas del establecimiento y los activos presentes. Puedes utilizar códigos QR o incluso chips NFC. Mientras más innovación agregues, mayor es la percepción del cliente, por ejemplo el huésped en un hotel.

2. Identifica la frecuencia de la limpieza e implementa una herramienta o una app para el personal de limpieza. Establecer rondas, rondines y rutas óptimas te permitirá organizar tu equipo y recursos de mejor manera.

3. Identifica los recursos necesarios para realizar la limpieza en cada una de las áreas. ¿Cuáles son los productos y maquinarias especiales, quienes son los responsables de su entrega, adquisición y uso? Un monitoreo en continuo de estos elementos garantizarán un correcto uso de los mismos, un servicio eficiente y un ahorro significativo a mediano plazo.

4. Gestiona tu personal de manera diaria. Apóyate en herramientas y ten registrado a todo tu personal de limpieza y seguridad en un solo sistema, realiza evaluaciones de personal constantemente para monitorear tanto la motivación como las aptitudes del personal.. Recompensa y motiva a tu personal, es la mejor manera de generar valor continuo.

5. Utiliza tecnología para cambiar el lápiz y papel y mejora la eficiencia de tus actividades y personal de limpieza. Evita la contaminación de comunicación de los canales tradicionales de whatsapp y migra la misma a una app especializada en seguridad y limpieza. Permite a tu personal realizar checkins en habitaciones o distintas zonas, reportar actividades como incidentes, inspecciones y actividades rutinarias. Así mismo, asigna rondas o rondines de limpieza que garanticen que todas las áreas sean cubiertas en la frecuencia deseada. Por último monitorea todas estas actividades en tiempo real desde tu centro de control.